スキャナ保存した文書の出力方法や注意点を解説

スキャナ保存した文書は、必要に応じてディスプレイに表示したり、プリンタ用紙に出力したりする必要があります。スキャン文書を出力するときは、さまざまな条件を満たす必要があるため、しっかりと理解しておきましょう。

この記事では、スキャナ保存した文書の出力方法や注意点を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

スキャナ保存した文書の出力方法に関する3つのポイント

スキャナ保存した文書を出力するときは、拡大や縮小の考え方、圧縮保存の条件、文字サイズの設定方法などについて把握しておきましょう。以下、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

1. スキャン文書は元の書類と同じサイズの範囲で拡大・縮小できればよい

スキャナ保存した文書は、元の書類と同じ用紙サイズの範囲で拡大や縮小ができればよいと規定されています。たとえば、A4サイズの書類をスキャナ保存した場合、A3サイズで出力できるようにする必要はありません。ディスプレイやプリンタ用紙に、スキャン文書の一部を拡大して出力できればよく、用紙サイズを大きくする必要はないため、無理に大きなプリンタを準備する必要はないでしょう。

レシートや領収書などの小さなスキャン文書を出力する場合は、プリント可能な範囲で拡大できればよく、逆に大きなスキャン文書を出力する場合は、縮小してすべての記載内容を確認できれば問題ありません。ただし、整然とした形式で出力できる、読み取った書類と同程度に明瞭である、といった条件はあるため注意が必要です。

2. 一定の条件を満たす場合はスキャン文書を圧縮して保存できる

以下の条件を満たす場合は、スキャン文書を圧縮して保存しても問題ありません。

1) 200dpi以上の解像度であること
2) 赤・緑・青がそれぞれ256階調以上であること
3) ディスプレイやプリンタで出力したときに4ポイントの文字が認識できること

条件(2)については、重要度の低い一般書類の場合はグレースケールでも問題ありません。また、スマートフォンやデジタルカメラなどは機種によって縦横比が異なるため、これらを使用して読み取った画像を圧縮するときは、縦横それぞれについて解像度の要件を満たす必要があります。

3. 4ポイントの文字を認識できる設定が難しい場合の対応

書類をスキャナ保存するときは、4ポイントの文字が認識できるように読み取り、保存する必要があります。

ただ、さまざまな理由により、4ポイントの大きさの文字を認識できる解像度などの設定が難しいケースもあるでしょう。その場合でも、次の条件を満たすなら、4ポイントの文字が認識できるものとして認められます。

1) 読取解像度が200dpi以上であること
2) 赤・緑・青がそれぞれ256階調以上であること
3) 圧縮せずに入力しているか、可逆圧縮で入力していること

4ポイントの文字が認識できる設定であっても、機器の調子などによってうまく認識できないケースもあるため、適時点検を行ったり、入力作業前にチェックしたりすることも大切です。

規定を把握したうえでスキャン文書を出力しよう!

今回は、スキャナ保存した文書の出力方法や注意点などを解説しました。スキャン文書については、サイズや色調、文字のサイズなどに関する多くの規定があります。条件を満たさなければ適正な書類として認められない可能性もあるため、スキャンの方法や出力方法をしっかりと理解しておきましょう。

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Dencho-ho.info 編集部

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