スキャナ保存は自社で管理するオンプレミスのシステムで運用する場合はタイムスタンプなしでOK?

令和4年1月から施行される改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存のタイムスタンプ要件が大幅に緩和されました。

スキャナ保存においては、オンプレのシステムで運用する場合はタイムスタンプを付与しなくとも問題ないのでしょうか。

これに対し、国税庁のHPにある「電子帳簿保存法Q&A(一問一答)」の中で、次のような回答があります。

ス追1 タイムスタンプの付与要件に代えて入力期間内に訂正削除履歴の残るシステムに格納することとする場合には、例えば他社が提供するクラウドサーバにより保存を行い、当該クラウドサーバについて客観的な時刻証明機能を備えている必要があるとのことですが、自社システムで満たすことは可能でしょうか。

【回答】
時刻証明機能を他社へ提供しているベンダー企業以外は自社システムによりタイムスタンプ付与の代替要件を満たすことはできないと考えられます。

【解説】
自社システムについては、保存された時刻の記録についての非改ざん性を完全に証明することはできないため、法令解釈通達4-28 が求めるように保存日時の証明が客観的に担保されている場合に該当しないことから、原則自社システムで当該要件を満たすことはできません。ただし、時刻証明機能を備えたクラウドサービス等を他社へ提供しているベンダー企業等の場合には、サービスの提供を受けている利用者(第三者)との関係性から当該システムの保存時刻の非改ざん性が認められることから、自社システムであっても例外的に客観性を担保し得ると考えられます。

したがって、当該サービスを提供しているベンダー企業以外で自社システムを使用して保存要件を充足しようとする場合には、代替要件によらずタイムスタンプを付与することが必要と考えられます。

自社で管理するオンプレのシステムではタイムスタンプは必須とのことです。

タイムスタンプを利用しない限り、保存した日付が正しいかどうかの証明に客観性が伴わないということのようです。第三者の運営するクラウドサービスであれば問題ないようです。

スキャナ保存のタイムスタンプ要件については、廃止された点だけ情報が独り歩きしていることが良くありますが、クラウドサービスの利用に限定された点にご注意ください。

帳票の内容や、社内の情報管理規定でクラウドサービスが採用しにくいという企業であれば、タイムスタンプ機能付きのオンプレシステムを採用するよりほかありません。

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Dencho-ho.info 編集部

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