スキャナ保存に利用する機器の種類や制約を解説

スキャナ保存を活用すればペーパーレス化や書類管理コストの削減を図れますが、具体的にどのような機器を用いればよいのか悩むケースもあるでしょう。

この記事では、スキャナ保存に利用できる機器の種類や、保存の際の制約について詳しく解説します。スキャナ保存の導入を検討している方は、ぜひチェックしてください。

スキャナ保存に利用できる「スキャナ」とは？

電子帳簿保存法のスキャナ保存制度のなかで定義されている「スキャナ」とは、紙の書類を電子データに変換する装置のことです。

一般的にスキャナや複合機などとして販売されている機器が該当します。さらに、スマートフォンやデジタルカメラについても、一定の基準を満たせばスキャナの代わりとして利用可能です。

もともとは「原稿台と一体になったものに限る」という制約がありましたが、平成28年度の法改正により要件が緩和され、機器の選択肢が広がりました。

スキャナとして利用するためには、スキャンするときの解像度が25.4mm当たり200ドット以上であること、赤色・緑色・青色の階調がそれぞれ256階調以上であること、といった基準を満たさなければなりません。ただし、重要度が低いものとして国税庁が定めている見積書や注文書などの一般書類については、グレースケールでも可とされています。

私物のスキャナを使って保存してもよい？

とくに法律上の制約はなく、書類を保存するために私物のスキャナを使っても問題ありません。ただし、会社のものであっても私物であっても、保存場所にその機器の操作マニュアルなどを置いておく必要があるため注意しましょう。

受領者以外の人がスマートフォンを利用して取り込んでもよい？

受領者以外の人が、スマートフォンやデジタルカメラを使って書類をデータ化しても問題ありません。ただし、書類の大きさに関する情報を記録しておく必要があります。

一般的なスマートフォンやデジタルカメラでは大きさに関する情報を取得するのが難しいため、書類の横にメジャーなどを置いて撮影する、書類をデータ化した後に大きさに関する情報を入力する、といった工夫をしましょう。

スキャナの読み取りサイズより大きい書類の対応は？

スキャナの読み取りサイズより大きい書類をデータ化するときは、左右で半分に分けるなどして読み取ることも可能です。ただし、原本と同様に明瞭な状態でディスプレイに表示できる、必要に応じて速やかに出力できる、といった配慮をしなければなりません。

解像度が25.4mm当たり200ドット以上、赤色・緑色・青色の階調がそれぞれ256階調以上という基準にも注意しましょう。スキャナがA3サイズに対応していないからといって、書類を縮小コピーしてから読み取るといった方法は認められません。

基準を満たす機器を使ってスキャナ保存を行おう！

今回は、スキャナ保存に利用できる機器の種類や、データ化の際の制約について解説しました。

書類を読み取るときは、一般的なスキャナや複合機のほか、基準を満たしていればスマートフォンやデジタルカメラも利用できます。ただし、解像度や色調などの基準を満たしていなければ、適正な保存方法として認められません。基準を満たした機器を使ってスキャナ保存を行い、業務の効率化やペーパーレス化を進めていきましょう。