電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？改正の歴史と対象書類を紹介

電子帳簿保存法は、帳簿や電子契約データ、注文書や領収書といった国税関係書類の電子保存について定めた法律です。スキャナ保存制度は、電子帳簿保存法のなかで認められている書類の保存方法です。スキャナ保存制度をうまく活用することで、ペーパーレス化やコスト削減などのメリットを得られるため、しっかりと理解しておきましょう。

スキャナ保存制度とは国税関係書類の電子データ保存を認める仕組み

スキャナ保存制度とは、一部の国税関係書類について、電子データ保存を認める仕組みです。一定の要件を満たしていれば、書類をスキャナで読み取って電子データとして保存できます。

スキャナ保存を行うことで、注文書や領収書などを紙ベースで保管する必要がなくなるため、書類の管理コストが減る、経理業務の効率化を図れる、といったメリットを得られるでしょう。少ない人材で書類管理が可能となるため、大企業はもちろん、多くの中小企業においても導入されています。

スキャナ保存制度の改正の歴史について簡単に解説

スキャナ保存制度は、納税者の書類管理に関する負担を軽減するために、平成17年度に創設されました。ただ当時は、要件が厳しくあまり利用されなかったため、何度か制度改正が行われています。ここでは、スキャナ保存制度の改正の歴史について簡単に確認しておきましょう。

平成27年度の改正ポイント

1回目の改正は、平成27年度に実施されました。この改正の大きなポイントは、金額基準が廃止されたことです。それまでは3万円未満とされていた基準がなくなり、3万円以上の領収書や契約書もスキャナ保存できることになりました。

電子署名が不要になったことも大きな改正ポイントです。この制度改正によりスキャナ保存導入のハードルが下がり、活用しやすい制度になりました。

平成28年度の改正ポイント

2回目の制度改正は、平成28年度に行われました。この改正のポイントは、デジタル化の要件が大きく緩和され、スマートフォンやデジタルカメラでの保存も認められるようになったことです。また、小規模な企業については、スキャナ保存制度対応の最低人数が3人から2人に変更されました。

令和3年度の改正ポイント

令和3年度の改正では、税務署への事前申請が不要となり、一定期間内に入力したことを確認できればタイムスタンプも不要とされました。ペーパーレス化を促進するために要件や手続きが大幅に緩和されたため、より導入しやすい制度になったといえるでしょう。

一方で罰則も強化され、改ざんなどを行った場合は、通常の重加算税に10％が上乗せされることになりました。

スキャナ保存制度で対象となる書類

電子帳簿保存法のスキャナ保存制度では、すべての書類が対象となるわけではありません。スキャナ保存制度の対象となるのは、国税関係書類のうち、見積書、領収書、注文書、請求書といった書類です。仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿や、損益計算書、貸借対照表などの決算書類は、スキャナ保存制度の対象ではないため注意しましょう。

スキャナ保存制度を利用してペーパーレス化を進めよう！

今回は、スキャナ保存制度の概要や改正の歴史などについて解説しました。スキャナ保存制度をうまく活用すれば、紙の書類を減らせるため、管理コストや人件費の削減につながります。業務の効率化も図れるため、ぜひ導入を検討しましょう。