スキャナ保存の入力期間・入力方式を解説

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存には、入力期間や入力方式が定められています。
受領した書類をスキャナ保存する場合は、入力期間内に必要な処理を行う、入力方式ごとの要件を満たすといったポイントに注意しましょう。

この記事では、スキャナ保存における入力期間や入力方式について詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

スキャナ保存の入力期間に行うべきこと

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存については、国税関係書類に係る記録事項の入力期間が定められています。
この入力期間内に、タイムスタンプが付与された状態にするか、訂正や削除の履歴を確認できるシステムに格納した状態にしなければなりません。

単に書類をスキャンすればよいというわけではないため注意しましょう。

なぜこういった入力期間ルールが設けられているのかというと、書類を受領したあと、できるだけ早くスキャンしてタイムスタンプを付与することで改ざんの可能性を低くするためです。

スキャナ保存の入力方式は早期入力方式か業務処理サイクル方式

スキャナ保存における入力方式は、早期入力方式と業務処理サイクル方式の2つに大きく分けられます。
早期入力方式とは、国税関係書類に係る記録事項の入力を、書類を受領した後、おおむね7営業日以内に行うことです。

一方の業務処理サイクル方式とは、書類を受領したあと、業務の処理に係る通常の期間(最長2ヵ月)を経過してから、おおむね7営業日以内に入力を行うことです。

重要度の低い見積書や注文書などについては、適時入力方式も選択できます。
以下、入力方式に関するポイントを確認しておきましょう。

7営業日以内に入力できない場合は違反?

特別な理由により、7営業日以内に入力できない場合も考えられます。
その場合、7営業日以内に入力できない理由が解消してすぐ、入力を行えば問題ありません。

改ざんを防ぐためには、書類を受領後、できるだけ早く入力するのがベストですが、書類を受領した社員が休暇を取っている、災害などで社員が出勤できないといった理由がある場合は、7営業日を過ぎてから入力することも認められます。

ただし、機器のメンテナンス不足による故障などは、特別な理由としては認められていないので、注意しましょう。

入力期間を経過してしまった場合の取り扱いは?

入力期間を経過してしまった場合、まずは他の書類と同様、要件に従って入力しましょう。
ただし、入力期間の制限という要件を満たしていない電子データとなってしまうため、適正な記録とは認められません。

電子データとともに、紙の書類も残しておく必要があります。

入力方式は途中で変更できる?

早期入力方式や業務処理サイクル方式を途中で変更することも可能です。
ただし、入力方式ごとの要件を満たしている必要はあります。

納税者が自由に選択できるため、会社の状況などに合わせて選びましょう。

スキャナ保存の入力期間を把握して電子データを保存しよう

今回は、スキャナ保存における入力期間や入力方式について解説しました。

スキャナ保存を行う場合、定められた入力期間内に、タイムスタンプを付与したり、履歴を確認できるシステムに格納したりする必要があります。
入力期間を過ぎてしまうと、適正なデータとして認められず、紙の書類を破棄できなくなるケースもあるため十分に注意しましょう。

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Dencho-ho.info 編集部

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