見積書の保存・保管期間はいつまで?2022年以降の電子保存法でどうなる?

見積書は法律で保管期間が定められています。
見積書は証憑書類に分類され、「取引の証拠となる書類」となり法律で保管期間が決められているのです。

関係する取引の注文書や納品書を保存してるから見積書は保存しなくても大丈夫なんてことはありませんので、見積書も正しく保管しておくように注意が必要です。

見積書の保管義務の目的は国税に関する書類として、税務調査時に税務調査員により確認することにあります。
国税に関する法律に基づいて保管期間が定められており、国税庁のWEBサイト上で確認することができます。

保管しなくてはいけない見積書は、受け取った見積書と、発行した見積書の両方となります。

取引の証憑書類としての保管であるため、取引が成立していない見積書の保管義務はありませんが後々、参考資料として使ったり、案件の経緯を確認するためや、一律で保存したほうが運用が楽ということで、取引に至らなくとも残しておく企業は多いようです。

見積書の保管期間

見積書の保管期間については、法人か個人事業で保存すべき期間が異なります。

法人の場合は見積書の保管期間は原則7年

法人においては、法人税法によって原則7年の保管が義務付けられています。

ただし、例外として繰越欠損金が生じた場合は10年となります。要するに決算が赤字だった場合には10年の保存が必要となります。

個人の場合は見積書の保管期間は原則5年

個人においては見積書の保存期間は原則5年間です。

ただし、個人事業者でも消費税の課税事業者であれば、見積書の保管期間は7年間となります。
基本的には前々年度の課税売上高が1000万円以上であれば、消費税の課税事業者となります。

2023年10月以降はインボイス制度が開始しますので、インボイス制度を機に課税事業者を選択される個人事業者も
増えると言われていますが、課税売上高が1000万円以下でも、消費税の課税事業者になることもできます。

見積書の保存方法

見積書の保存方法は紙または電子データでの保存のいずれかとなりますが、受け取り方(渡し方)で保存方法が変わってきます。
さらに、2022年1月からの改正電子帳簿保存法の開始により、保存方法についても異なってきますので注意が必要です。

2021年12月31日までの見積書の保存方法

紙で受け取った、または渡した見積書においては、必ず紙で保存しなくてはいけません。
既に電子帳簿保存法のスキャナ保存を申請し、承認されているごく一部の企業であれば電子保存が可能です。
2022年1月1日から適用される改正電子帳簿保存法では電子データ保存の要件が多くの企業でも導入しやすいよう緩和されるので、それまでは紙で保存しましょう。

受発注プラットフォームやECサイト、メール添付のPDFなどは「電子取引」に分類され、これらで授受した見積書は2021年12月31日までは、必ずプリントアウトして保存しなければいけません。
電子データだけを保存することは認められません。

2022年1月1日からの見積書の保存方法

改正電子帳簿保存法が施行されるため、
紙で受け取った、または渡した見積書においては、紙で保存してもデータで保存してもどちらでもOKです。

データ保存する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件にのっとって運用する必要があります。

受発注プラットフォームやECサイト、メール添付のPDFなど、「電子取引」によって授受した見積書はデータで保存することが必須となり、紙の保存は必要なくなります。

見積書の電子保存を検討するなら

電子帳簿保存法の改正を機に、2022年1月以降に見積書の電子保存を始めるのがおすすめです。

電子帳簿保存法には区分が3つあり、電子帳簿、スキャナ保存、電子取引がありますが、見積書の場合はスキャナ保存と電子取引のいずれかが該当します。

電子帳簿保存法では、日付、取引先、金額が検索できるようにする要件がありますが、検索のために検索用データを登録したり、ファイル名に検索データを含めるようリネームするなどの手法では手間もかかるので、検索用データを自動で登録してくれるAI-OCR製品などを活用すると便利でしょう。

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電帳法情報局 編集部

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