納品書の保存・保管期間はいつまで？2022年以降の電子保存法でどうなる？

納品書においては請求書や領収書ほど、保管に対して義務化されているという認識をされていないことが多いのですが、実は納品書は国税に関する法律では証憑書類に分類され、「取引の証拠となる書類」となり法律で保管期間が決められています。

税務調査時に税務調査員により確認できるように、その保管が義務付けられているのです。

納品書の保管期間

納品書の保管期間は、法人か個人事業のいずれかで保存期間が違います。

法人の場合は納品書の保管期間は原則７年

法人の場合は、法人税法によって原則７年の保管が義務付けられています。

ただし、例外として繰越欠損金が生じた場合は１０年となります。要するに決算が赤字だった場合には１０年の保存が必要ということです。

会社法では１０年？

前述の取引の商標としての保存期間７年間というのは法人税法の規定です。
会社法においては、次のようにあります。

第432条　株式会社は、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない。
２　株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から10年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。

具体的に重要な資料が何にあたるのかの説明はなく、ネット上でも納品書は含む・含まないの両方の見解が見つかります。

納品書が重要な資料という位置づけで使用しているかなども影響しますので、一概には１０年保存しなければいけないと言い切れるものではありません。

ちなみに会社法の、重要書類を補完していなかった過失への過料は１００万円以下の罰金とありますが、国税関係法とは違い、会社法の場合は調査に入られることがそもそもありません。
心配ならば、１０年保存されておくのがよろしいのではないでしょうか。

個人の場合は納品書の保管期間は原則５年

個人においては納品書の保存期間は原則５年間です。

ただし、個人事業者でも消費税の課税事業者であれば、納品書の保管期間は７年間となります。
基本的には前々年度の課税売上高が１０００万円以上であれば、消費税の課税事業者となります。

2023年１０月からインボイス制度がスタートしますが、インボイス制度とともに課税事業者に変更する個人事業者も
けっこう増えると予想されます。課税事業者になるタイミングで５年から７年になることは覚えておいたほうがよいでしょう。

納品書の保存方法

紙または電子データでの保存のいずれかとなりますが、受け取り方で保存方法が変わってきます。

法人・個人ともにビジネスにおいてもECサイトの取引が増えている今日においては、納品書も電子化されていることも増えました。

２０２２年１月からの改正電子帳簿保存法を機に、電子取引における納品書の保存方法には大きな変更がありますのでご注意ください。

２０２１年１２月３１日までの納品書の保存方法

紙で授受した納品書においては、必ず紙で保存しなくてはいけません。

FAXで受け取った納品書も、紙での保存が原則です。

既に電子帳簿保存法のスキャナ保存を申請し、承認されているごく一部の企業であれば、スキャンによる電子保存が可能です。

2022年１月１日から適用される改正電子帳簿保存法ではスキャナ保存の要件が多くの企業でも導入しやすいよう緩和されるので、それまでは紙で保存しましょう。

クラウドサービスやECサイト、メール添付のPDFなどは「電子取引」に分類され、これらで授受した納品書は２０２１年１２月３１日までは、必ずプリントアウトして保存しなければいけません。
電子データだけを保存することは認められません。

メールの添付ファイル、FAXを受信してPDF化できる複合機の場合も、プリントアウトして保存しなければなりません。

２０２２年１月１日からの納品書の保存方法

改正電子帳簿保存法が施行されるため、紙で授受した納品書においては、紙で保存してもデータで保存してもどちらでもOKです。

データ保存する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件にのっとって運用する必要があります。

クラウドサービスやECサイト、メール添付のPDFなど、「電子取引」によって授受した納品書はデータで保存することが必須となります。よって紙の保存は必要なくなります。

納品書の電子保存を検討するなら

電子帳簿保存法の改正を機に、２０２２年１月以降に納品書の電子保存を始めるのがおすすめです。

電子帳簿保存法では、日付、取引先、金額が検索できるようにする要件がありますが、検索のために検索用データを登録したり、ファイル名に検索データを含めるようリネームするなどの手法では手間もかかるので、検索用データを自動で登録してくれるAI-OCR製品などを活用すると便利でしょう。